Digitale Veranstaltungen

Grundsätzliche Überlegungen

Nicht jedes Präsenzveranstaltungsformat lässt sich 1:1 sinnvoll in ein online Format übertragen. Zuerst ist daher die Frage nach den Zielen der Veranstaltung zu stellen: Was soll erreicht werden? Je nach Zielsetzung gibt es unterschiedliche digitale Umsetzungsmöglichkeiten. So kann eine Veranstaltung beispielsweise als Webcast (one-to-many) auf einer Website eingebunden werden oder als many-to-many Videokonferenz angelegt werden. Bei Formaten, die sich per Youtube-Livestream an die Öffentlichkeit richten, kann mittels Chat in Echtzeit mit der Zuhörerschaft interagiert werden. Workshop lassen sich mit digitalen Kollaborationsanwendungen durchführen. Auch Kombinationen sind möglich. Dabei müssen die einzelnen Elemente nicht unbedingt im selben zeitlichen Ablauf wie bei einer Tagung im Präsenzmodus stehen. Eine Online-Tagung kann also beispielsweise aus an verschiedenen Tagen thematisch klar abgegrenzten Videokonferenzen, einem online Workshop mit 20 Teilnehmern, einer Sponsoren-Website mit aufgezeichneten Industry-Talks, einer Mediathek mit vorab aufgezeichneten Fachvorträgen sowie einer digitalen Postergalerie und einem Onlineformular für die Abstimmung des Posterpreises bestehen.

Digitale Veranstaltungsformate reduzieren Reiseverkehre und sind nachhaltig, aufgezeichnete Webcasts oder die Postergalerie können auch später wiederverwendet werden können. Daher werden uns hybride Veranstaltungsformate sicher auch über die Corona-Zeit hinaus weiter begleiten.

Im Vergleich zu herkömmlichen Tagungen und Konferenzen ist die Schaffung des virtuellen Veranstaltungsortes und die Zugangskontrolle zu den einzelnen (möglicherweise kostenpflichtigen) Modulen eine Herausforderung. Zu einer Tagung erhalten Sie Ihre Unterlagen, nachdem Ihr Zahlungseingang bestätigt wurde und bekommen dann am Veranstaltungstag Zutritt zu den Veranstaltungsräumen mit den Einzelveranstaltungen. Bei einem virtuellen Veranstaltungsort im digitalen Raum ist die Zugangskontrolle aufwendiger, Sie müssen sicherstellen können, dass die Links zu den einzelnen Events auch nur von Berechtigten genutzt werden können. Dies erfordert einen hohen Betreuungsaufwand und eine gemeinsame technische Ausstattung aller Mitwirkenden. Für diese Services gibt es kommerzielle Anbieter.

Weiterführende Überlegungen dazu finden Sie auch auf den Seiten von "Hochschulforum Digitalisierung"  und im Meetingprotokoll des Erfahrungsaustauschs zum Thema digitale Tagungen an der Universität Marburg (siehe Links unten auf der Seite). Diverse Tools für Onlineveranstaltungen hat Congressa auf ihre Nutzungsmöglichkeiten im deutschen Hochschulraum untersucht.

Verschiedene Formate bieten sich an

• Website als digitales Medium, von dem multimediale Inhalte abgerufen werden können, ein Online-Tagungsband fasst alle Inhalte zusammen
• u.U. eine (zusätzliche) Mediathek mit vorproduzierten Inhalten
• Messeformat, bei dem eine Live-Moderation die diversen Inhalte nach Ablaufplan ankündigt und aufruft
• Podiumsdiskussion im Livestream, mit Feedbackmöglichkeiten z.B. per Livechat

Bei hybriden Veranstaltungen können Sie auch Präsenzveranstaltungen in kleiner Besetzung (Moderator, Vortragende) und zulässiger Anzahl von Zuschauenden/Teilnehmenden (aktuelle Corona-Verordnung des Landes beachten) vor Ort auf der Konferenzwebsite streamen, auch mit vorproduzierten Inhalten und Liveschalten zu anderen Sprechern ergänzen, sowie das Online-Publikum mit Feedbackmöglichkeit wie einen Livechat einbinden.

Aufzeichnungen

Die Universität bietet momentan kein permanentes Aufzeichnungsstudio auf dem Campus für Veranstaltungen außerhalb der Lehre. Die vorhanden Kapazitäten bei KIM.LR werden vollständig durch die digitale Lehre beansprucht. Sie können aber schon mit einem relativ einfachen Setup mit Smartphone oder Digitalkamera mit Videofunktion, sowie Stativ, Mikrophon und einem Greenscreen in einem geeigneten Raum eine qualitativ gute Aufzeichnung produzieren. Für Formate mit hoher Reichweite und hohem Anspruch sollte erwogen werden, professionelle Unterstützung bei einem externen Dienstleister anzufragen (siehe die Beispiele im nächsten Absatz). Bitte prüfen Sie für Ihr Vorhaben, welcher Bedarf besteht.

Ein wichtiger Punkt, der bei Aufzeichnungen, auch aus Videokonferenz-Tools heraus, unbedingt beachtet werden muss: Alle Beteiligten müssen vorher über die Aufzeichnung informiert werden, und dieser zustimmen. Dies betrifft auch Wortmeldungen bei Diskussionsrunden etc.

Beispiele von digitalen Veranstaltungen:

Diesen Diskurs zur Corona-Situation haben wir in der Studiobühne der Universität aufgezeichnet und über den Youtube-Kanal der Universität veröffentlicht. Den Vortrag von Frau Prof. Assmann haben wir dagegen live aufgenommen und einen Livechat eingerichtet. Auch die 12 Termine des Studium Generale im WS 2020/21 haben wir live aufgenommen. Schauen Sie doch einmal rein, um einen Einblick zu bekommen.

Übersicht über geeignete Tools

Videokonferenz, Vorträge, Streaming, virtuelle Interaktion

KIM.LR hat für einige der im Folgenden genannten Tools, die auch in der digitalen Lehre verwendet werden, auf seiner Website eine gut aufbereitete Übersicht bereitgestellt. Teilweise stehen der Universität Lizenzen zur Verfügung.

Außerdem bietet KIM mittlerweile die KIM.MediaBOX an, ein mobiles Aufnahmeset zur Aufzeichnung von (Lehr-)Videos in Eigenregie. Auf dieser Website gibt KIM hilfreiche Tipps zur Nutzung und zu Aufzeichnungen und Streaming allgemein. Weiterhin bietet KIM mit OpenCast in den A-Hörsälen ein System für Aufzeichnung und Livestreaming von Präsenzveranstaltungen, sowie zur Bereitstellung von vorhandenen Videos an. Das System befindet sich aktuell in der Pilotphase. Wenn Sie an einer Teilnahme im Testbetrieb interessiert sind, kontaktieren Sie KIM.LR bitte per Email.

Auch Academic Staff Development hat sich mit diversen digitalen Hilfsmitteln auseinandergesetzt und bietet eine (auf die Perspektive von Lehrenden ausgerichtete, aber auch für Veranstaltungsformate nützliche) Übersicht an.

Tools, über die wir von anderen Anwendern aus der Universität gutes Feedback erhalten haben

Externe Ressourcen für weitergehende Informationen

Hochschulforum Digitalisierung: Online Tagungen organisieren

Uni Marburg: Ergebnisprotokoll Erfahrungsaustausch digitale Tagungen

Congressa.de: Digitales Konferieren und Arbeiten

Hochschule für Nachhaltige Entwicklung Eberswalde: Übersicht über dort genutzte Online-Tools mit Bewertung zum Datenschutz