Wie behält man den Überblick über die Anmeldungen für eine Veranstaltung?

Wir beraten Sie gerne, die für Ihre Veranstaltung am besten geeignete Lösung für ein Teilnehmenden-Management einzurichten..

Was ist das Teilnehmenden-Management?

Der Begriff Teilnehmenden-Management umfasst alle diejenigen Prozesse, die direkt mit den Teilnehmern der Veranstaltung in Verbindung stehen. Das Teilnehmermanagement teilt sich dabei in Vorgänge vor, während und nach der Veranstaltung auf.  

  • Vor der Veranstaltung: Teilnehmerkommunikation (z.B. per Website), Buchungsformular, Teilnehmeregistrierung und Zahlungsmanagement, ev. Reiseplanung, Beitragsmanagement (Abstract-Handling für Beitragsformate wie Vortrag, Poster etc.)
  • Während der Veranstaltung: Teilnehmerkommunikation, Teilnehmerregistrierung und -anmeldung am Registrierungscounter, Namensschilder und Teilnehmerunterlagen, Koordination der Teilnhemer*innen am  wissenschaftlichen Programm (Workshops und Seminare etc.) sowie Rahmenprogramm (Bootsfahrt, Konferenzdinner, Stadtführung etc.)
  • Nach der Veranstaltung: Teilnehmerkommunikation, Teilnehmerfeedback, Datenerfassung, Analyse, Abrechnungen

Bei kleineren Veranstaltungen (bis ca 50, 75, 100 Personen) lassen sich diese einzelnen Prozesse gut selber organisieren, Sie können ein Anmeldeformular in Typo3 selber erstellen und die Daten selbständig verwalten. Rechungen stellen Sie in regelmäßigen Abständen per Seriendruck her und versenden Sie an die Teilnehmer*innen per Email. Die Zahlungseingänge kontrollieren Sie zusammen mit der Haushaltsabteilung. Gerne beraten wir sie dazu.

Bei mittelgroßen (bis 200 Personen) und großen Veranstaltungen (ab 200 Personen) empfehlen wir Ihnen, die Unterstützung und Expertise eines geeigneten Dienstleisters in Anspruch zu nehmen. Sprechen Sie uns gerne für eine Empfehlung an.

Zeitrahmen und Kosten: Beginnen Sie die Planung Ihrer Anmeldemaske frühzeitig, mit Korrekturschleifen etc. benötigen Sie etwa 4-6 Wochen, um eine Anmeldung online zu stellen. Die Buchung eines externen Dienstleisters ist kostenpflichtig. Se können, je nach Aufwand der abgefragten Daten und der eingesetzten Servicemodule für z.B. das Abstract-Handling, mit Kosten zwischen 10 und 15 Euro je Teilnehmer*in rechnen. Kalkulieren Sie das in Ihre Teilnahmegebühr ein (siehe Finanzplanung). Bedenken Sie auch den zeitlichen Aufwand, den Sie bis zur Tagung für die Anmeldungsorganisation haben (Kommunikation mit den Teilnehmenden), stellen Sie die Ressourcen dafür frühzeitig bereit (zum Beispiel Aufstockung im Sekretariat, Hiwistellen zur Unterstützung etc.). 

Im Rahmen einer Gesamtorganisation durch das Zentrale Veranstaltungsmanagement übernehmen wir auch das Teilnehmendenmanagement bei Veranstaltungen ab 200 Personen. Dazu buchen wir ebenfalls die Dienstleistung des externen Anbieters und übernehmen die Absprachen in Ihrem Auftrag. 

Leistungsumfang eines Teilnehmendenmagements:

  • Individuelle Erstellung eines Online-Anmeldeformulars, das in Ihre Veranstaltungs-Website eingebunden wird
  • Erfassung der Daten der Teilnehmenden, u. U. Beitragsregistrierung
  • Kontrolle des Zahlungseingangs
  • Bearbeitung des Schriftverkehrs

Die Teilnehmenden registrieren sich per Online-Formular für Ihre Veranstaltung. Sie können mithilfe des Formulars alle gewünschten Informationen von den Teilnehmenden abfragen und verschiedene Buchungsoptionen wie die Anmeldung zu Workshops oder zur Teilnahme am Rahmenprogramm anbieten. Mit der automatischen Berücksichtigung von Zeitschwellen für Preisgruppen sind Rabatte, zum Beispiel für Frühbucher, möglich.

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten die angemeldeten Teilnehmenden eine automatische E-Mail, welche die Anmeldung mit sämtlichen Anmeldedaten bestätigt und die Rechnung als PDF-Anhang enthält. Die Bezahlung der Teilnahmegebühren ist per Überweisung möglich, wird von der Haushaltsabteilung erfasst, und dem Projektkonto gutgeschrieben. 

Einmalige Einrichtungskosten: ab 500,- Euro. Hinzu kommt eine Pauschale pro Teilnehmendem, die sich gestaffelt nach der Gesamtzahl richtet und sich zwischen 6 Euro (bis 50 Teilnehmende) und 5 Euro (ab der 200. teilnehmenden Person) bewegt.

Zusätzliche Optionen:

- Auch das Hochladen von wissenschaftlichen Beiträgen ist möglich und wird ebenfalls mit einem Einrichtungspreis und einer Gebühr je eingereichtem Beitrag abgerechnet.

- Unterstützung der Registrierung am Tag der Veranstaltung  (nach Absprache, je nach Anzahl der Hilfskräfte zwischen 100 und 200 Euro)

Die die Einrichtung der Anmeldemaske und die notwendigen Korrekturschleifen zwischen Ihnen, uns und dem Anbieter mindestens 4 Wochen benötigen, melden Sie bitte sich spätestens 6 Wochen vor dem gewünschten Anmeldebeginn bei uns, wenn Sie diesen Service nutzen möchten, damit wir Sie im Vorfeld umfassend beraten können. Wir informieren Sie dann auch gerne über die Einrichtungs- und weiteren Kosten.