Entsendungen - Info

Von einer Entsendung betroffen ist jeder dienstliche Auslandsaufenthalt, selbst wenn es sich um eine eintägige Dienstreise oder gar nur um einen stundenweisen Aufenthalt im Ausland handelt. Es gilt der Grundsatz: Kein Auslandseinsatz ohne Entsendebescheinigung.

Eine Entsendebescheinigung

• ist bei Krankheit oder Unfall im Ausland Grundlage für die Erstattung des gesetzlichen Anteils der medizinischen Kosten
   
• verhindert (bei Staaten, mit denen ein Abkommen besteht), dass zusätzlich zur gesetzlichen Sozialversicherungspflicht in Deutschland bei einer dienstlicher Tätigkeit in dem anderen Staat die dortigen (ausländischen) Sozialabgaben fällig werden
   
• vermeidet Unannehmlichkeiten bei Kontrollen durch Zoll- oder Steuerbehörden
   
• verhindert Sanktionen (z.B. Geldstrafen) bei Nichtvorlage der Bescheinigung
   
• regelt im EU/EWR-Raum sowie der Schweiz zusätzlich u.a. die Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung sowie der Arbeitslosenversicherung.

Die baden-württembergischen Universitäten wurden dazu verpflichtet, für dienstliche Auslandsreisen schon ab dem 1. Tag eine Entsendebescheinigung vorzulegen. Diese gesetzliche Verpflichtung steht in keinerlei Relation zur Praxis. Daher hat die Universität Konstanz beschlossen, für dienstliche Auslandsreisen erst ab dem 8. Tag eine Entsendebescheinigung zu verlangen.

Bitte denken Sie daran, rechtzeitig vor Beginn Ihrer dienstlichen Auslandsreise Ihre Entsendebescheinigung zu beantragen. Ein Hinweis durch die Abteilung Personal und Recht zur Erledigung von Entsendeanträgen ist leider nicht möglich. Daher bitten wir Sie zu Ihrem Schutz um Ihr Engagement. Vielen Dank.

Medizinisch notwendige Kosten, die während einer Entsendung im Ausland entstehen, sind vom Arbeitgeber zu tragen. Dies gilt auch für mitreisende Familienangehörige, sofern sie gesetzlich versichert sind (§ 17 SGB V).

Praxis:
Entsandte Beschäftigte reichen die Rechnungen für ihre im Ausland in Anspruch genommenen Arzt-/Behandlungsleistungen dem LBV ein.
Das LBV (als Arbeitgeberin des Landes BW) erstattet die medizinisch notwendigen Kosten. Gleichzeitig bittet das LBV die Gesetzliche Krankenkasse des*der entsandten Beschäftigten um Übernahme dieser Kosten.
Die Gesetzliche Krankenkasse erstattet dem LBV den inlandsüblichen Kostenanteil.
Der restliche Kostenanteil wird durch das LBV bei der Bezüge-Kostenstelle der Universität KN belastet, unter der die entsandte Person geführt wird.

Die Kostenerstattung durch die Gesetzliche Krankenkasse ist gering bzw. fällt ggf. sogar vollständig aus.
Auf die entsendenden Bereiche bzw. Einrichtungen können somit unter Umständen hohe Kosten zukommen.

Private Auslandskrankenversicherung:
Es besteht die Möglichkeit, Arzt-/Behandlungskosten im Rahmen von Entsendungen abzufedern, wenn der*die zu entsendende Beschäftigte eine private Auslandskrankenversicherung abgeschlossen hat.

Die private Auslandskrankenversicherung übernimmt auch einen medizinisch notwendigen Krankenrücktransport. Dieser ist von der Erstattung durch den Arbeitgeber ausgeschlossen.

Die private Auslandskrankenversicherung kann auch bei Urlaub im Ausland in Anspruch genommen werden.
Die Kosten für eine private Auslandskrankenversicherung trägt der*die Beschäftigte.

Kurzzeitige (bis ca. 60 Tage andauernde) dienstliche Auslandsaufenthalte können kostengünstig über eine private Auslandskrankenversicherung, die über die Kreditkarte der Hausbank abgeschlossen werden kann, abgedeckt werden.

In Kooperation mit der TK - Techniker Krankenkasse bietet die Envivas einen privaten Auslandskrankenversicherungsschutz.

Einen generellen Überblick über private Auslandskrankenversicherungen finden Sie hier.

Empfehlung:
Für einen kostenschonenden Umgang mit Behandlungen, die im Rahmen von Auslandsentsendungen anfallen, empfehlen wir

1. generell allen dienstlich im Ausland tätigen Beschäftigten den Abschluss einer privaten Auslandskrankenversicherung
2. zu beachten, dass medizinische Kosten auch für Familienangehörige anfallen können, falls diese mitreisen
3. Ihrer Urlaubs-Abwesenheitsverwaltung, darauf zu achten, dass Urlaube und dienstfreie Tage, die in Verbindung mit einer Auslandsentsendung genommen werden möchten, nicht in der Entsendebescheinigung erfasst sind.
   Die Entsendebescheinigung ist ein verbindliches Dokument. Sollte während einer durch Entsendebescheinigung abgesicherten dienstlichen Auslandstätigkeit (ggf. nachträglich) Urlaub bzw. Freizeit genommen werden und der*die Beschäftigte in dieser Zeit erkranken (z.B. Beinbruch beim Wandern), sind die anfallenden medizinischen Leistungen durch den entsendenden Bereich bzw. die entsendende Einrichtung zu tragen
4. einen neuen (geänderten) Entsendeantrag zu stellen, sofern nach Vorliegen der Entsendebescheinigung während des Auslandsaufenthalts Urlaub beantragt werden möchte
5. Belege medizinisch notwendiger Arztrechnungen bei bestehender privaten Auslandskrankenversicherung
   - zuerst der privaten Auslandskrankenversicherung vorzulegen
     und die Restkosten dann
   - anschließend beim LBV einzureichen.

Das LBV nimmt die Prüfung und Erstattung der eingereichten Rechnungen zeitnah vor.

Tipp:
Wenn Sie dem LBV Arztrechnungen aus Nicht-EU/EWR-Ländern im Original einreichen, können diese schneller bearbeitet werden.

Arzt-/Behandlungskosten, die während einer Entsendung im Ausland entstehen, sind vom Arbeitgeber zu tragen (§ 17 SGB V).
Aber:
Der Arbeitgeber trägt die Arzt-/Behandlungskosten nur, wenn sie medizinisch begründet sind, z.B. aufgrund einer Krankheit (§ 11 SGB V).

Praxis:
Das LBV prüft alle eingereichten Arztrechnungen, ob die im Ausland vorgenommenen Behandlungen medizinisch notwendig gewesen sind.

• Sind Arztrechnungen medizinisch begründet, erstattet das LBV diese umgehend.
   
• Liegt bei einer ärztlichen Behandlung keine medizinische Begründung vor, lehnt das LBV eine Erstattung ab.
  Auch der entsendende Fachbereich ist nicht dazu verpflichtet, diese Kosten zu erstatten.
  Der*die Beschäftigte muss diese Arztrechnungen letztendlich selbst tragen.

Empfehlung:
Für Beschäftigte, die dienstlich im Ausland tätig sind, wird generell der Abschluss einer privaten Auslandskrankenversicherung empfohlen. Die private Auslandskrankenversicherung übernimmt im Leistungsfall (zumindest teilweise) die medizinischen Behandlungskosten, die den Rahmen des SGB übersteigen und somit selbst zu tragen wären, den Krankenrücktransport sowie ggf. eine Rückführung.

Die private Auslandskrankenversicherung kann auch bei Urlaub im Ausland in Anspruch genommen werden.
Die Kosten hierfür trägt der*die Beschäftigte.

Kurzzeitige (bis ca. 60 Tage andauernde) dienstliche Auslandsaufenthalte können über eine private Auslandskrankenversicherung, die über die "goldene Kreditkarte" (= inkl. Versicherungen) durch Ihre Hausbank angeboten werden, abgedeckt werden. Bitte klären Sie vor Reisebeginn mit Ihrer Hausbank ab, welche Leistungen tatsächlich abgedeckt sind. Und bitte klären Sie insbesondere ab, ob Ihr Versicherungsschutz auch greift, wenn die Reise nicht über Ihre Kreditkarte bezahlt worden wäre.

In Kooperation mit der TK - Techniker Krankenkasse bietet die Envivas einen privaten Auslandskrankenversicherungsschutz.

Einen generellen Überblick über private Auslandskrankenversicherungen finden Sie hier.

Die Universität Konstanz empfiehlt bei dienstlichen Tätigkeiten im Ausland (Entsendung und Homeoffice):

1. eine private Auslandskrankenversicherung abzuschließen
2. darauf zu achten, dass Entsendebescheinigungen weder Urlaub noch Freizeittage beinhalten
   (Die Entsendebescheinigung ist ein verbindliches Dokument. Sollte während einer durch Entsendebescheinigung abgesicherten dienstlichen Auslandstätigkeit Urlaub bzw. Freizeit genommen werden, ist dies umgehend über den Fachbereich den Social Security Advisors mitzuteilen)
3. einen neuen (geänderten) Entsendeantrag zu stellen, sofern Sie nachträglich während Ihrer dienstlichen Auslandstätigkeit Urlaub beantragen möchten
4. Arztrechnungen
   - zuerst der privaten Auslandskrankenversicherung vorzulegen    und die Restkosten dann
   - anschließend beim LBV einzureichen.

Das LBV prüft und erstattet eingereichte Rechnungen zeitnah.

Tipp:
Wenn Sie dem LBV Arztrechnungen aus Nicht-EU/EWR-Ländern im Original einreichen, können diese schneller bearbeitet werden.

Das LBV erhält von Ihrem zuständigen SV-Träger Ihre A1-Bescheinigung als PDF-Dokument zugeschickt. Wenn Sie beim LBV-Kundenportal registriert sind, stellt Ihnen das LBV Ihre A1-Bescheinigung automatisch darin zur Verfügung. Ihre A1 ist somit viel schneller und einfacher greifbar als über den klassischen Postweg an Ihre Wohnadresse.

Ein weiterer Vorteil: Über Ihr Smartphone können Sie Ihre A1 jederzeit vorweisen. Ein Mitführen dieses Dokuments in Papierforn ist somit nicht erforderlich.

Sofern Sie an einer Registrierung im LBV-Kundenportal interessiert sind, informiert Sie unsere Website unter der Rubrik "LBV-Kundenportal + JobTicket BW" über die näheren Einzelheiten hierzu.

Wenn Sie eine längere Zeit im Ausland wohnen möchten und darum Ihren Wohnsitz in Deutschland abmelden, wird Ihre Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) nicht mehr verfügbar sein. Das bedeutet, das LBV kann Ihr Gehalt anstelle Ihrer bisherigen Steuerklasse nur noch mit Steuerklasse 6 berechnen. Dies hat zur Folge, dass Sie für Ihr Gehalt deutlich höhere Abzüge bei der Lohnsteuer haben wie bisher.

Diese Situation lässt sich umgehen, wenn Sie Ihre Social Security Advisors um das Beantragen einer "beschränkten Lohnsteuerpflicht in Deutschland" für die Zeit, in der Sie in Deutschland keinen Wohnsitz haben, bitten. Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt würde Ihnen auf unseren Antrag hin eine Steuer-ID zuweisen, sodass Ihr während Ihres Auslandsaufenthalts zu erzielendes Gehalt nicht mit Steuerklasse 6, sondern zumindest mit der moderat besteuerten Klasse 1 berechnet und überwiesen werden kann.

Haben Sie Ihr Gehalt bisher nach Steuerklasse 3 berechnet erhalten, werden Sie diese Steuerklasse nach Ihrer Rückkehr nach Deutschland wieder erhalten können. Wenn Sie während Ihrer Auslandsreise die Steuerklasse 1 in Kauf nehmen, können Sie, wieder zurück in Deutschland, den relativ abgefederten Differenzbetrag zwischen Steuerklasse 1 und 3 im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

Sofern Sie innerhalb Deutschlands umziehen, müssen Sie sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der neuen Meldebehörde (Rathaus, Bürgerbüro) anmelden.

Verlassen Sie Deutschland, um aus dienstlichen Gründen (z.B. im Rahmen einer Entsendung) im Ausland zu arbeiten und zu wohnen, müssen Sie ebenfalls Meldefristen berücksichtigen.

Bitte sprechen Sie, sobald Sie einen mehrmonatigen Auslandsaufenthalt in Betracht ziehen, vorab mit Ihrer zuständigen Meldebehörde, um einen Weg zu finden, mit dem Sie Ihren Meldepflichten bestmöglich - und in Ihrem Interesse - nachkommen können.

Bitte beachten Sie, dass das Bundesmeldegesetz bei Nichtbeachtng hohe Strafen vorsieht. Wir empfehlen Ihnen daher auf alle Fälle vorsorglich den Kontakt zu Ihren zuständigen Meldebehörden.

Ja, Sie brauchen unbedingt eine Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis für die Schweiz. Auch wenn Sie auf Weisung und Gehalt der Universität Konstanz in Räumlichkeiten von Professor*innen der Universität Konstanz mit Arbeit, die ausschließlich der Universität Konstanz zugutekommt, tätig sind - also auch, wenn überhaupt kein Arbeitsverhältnis mit einem Schweizer Unternehmen besteht und Ihre Arbeitsleistung in keinster Weise in die Schweiz einfließt.

Obwohl Konstanz so grenznah gelegen ist, gibt es für unsere Universität keine Ausnahmeregelung im Schweizer Aufenthalts- und Arbeitsrecht bei dienstlichen Grenzübertritten in die Schweiz.  Dies, da die Schweiz kein Mitglied der EU/EWR-Staaten ist und somit kein Freizügigkeitsabkommen besteht. Sie müssen also unbedingt vor Beginn ihrer Beschäftigung in der Schweiz eine Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis für die Schweiz besitzen, sonst gibt es bei Kontrollen empfindliche Geldstrafen.

Sofern Sie eine Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis für die Schweiz benötigen, melden Sie sich bitte frühestmöglich bei Carmen Vajda von den Social Security Advisors. In einem gemeinsamen Gespräch können wir heraus finden, welche Art der Aufenthalt-/Arbeitsbewilligung für Ihre Situation am besten geeignet ist - und im Rahmen unserer Möglichkeiten am pragmatischsten erlangt werden kann.

Aufenthalts-/Arbeitserlaubnisse für die Schweiz sind gebührenpflichtig und belaufen sich für die Bewilligung eines Gesuchs (z.B. für 120 Tage / laufenden Kalenderjahr) auf ca. CHF 300,-.

Bitte planen Sie Ihren Aufenthalts-/Arbeitsaufenthalt in der Schweiz rechtzeitig, da die Bearbeitungszeit nach Antragstellung einige Wochen dauern kann.

Ansprechperson:
Janek Domonell
Leiter des Outgoing Centre, International Office
Tel.: 0 75 31 / 88 - 50 93
Mail: Janek.Domonell@uni-konstanz.de
Homepage: Outgoing Centre